Buoni pasto 2025: cosa sono davvero, come funzionano e a chi spettano

20 Maggio 2025 *

Entrano nel nostro quotidiano, compaiono sullo smartphone, li usiamo per il pranzo o la spesa: i buoni pasto sono ormai una realtà familiare per milioni di lavoratori. Ma siamo sicuri di sapere davvero come funzionano? Non si tratta di semplici ticket né di denaro, ma di un benefit regolato con precisione, con vantaggi specifici e un ruolo chiave nel welfare aziendale.

Se sei un dipendente che li riceve e vuole capirci di più, un collaboratore che si chiede se ne ha diritto, o un datore di lavoro alla ricerca di un benefit utile da offrire al team, questa guida è pensata proprio per te. In un mondo del lavoro che alterna presenza e smart working, fare chiarezza è più importante che mai.

Esploreremo insieme cos'è davvero un buono pasto, chi ne ha diritto secondo la legge italiana e come l’adozione di soluzioni digitali – come quelle proposte da Satispay – sta semplificando radicalmente la gestione di questo strumento.

Per capire davvero i buoni pasto, bisogna andare oltre il supporto fisico (che sia cartaceo o digitale) e coglierne il significato più profondo.

* Definizione ufficiale: il servizio sostitutivo di mensa. La legge li definisce come un servizio sostitutivo di mensa. In pratica, si tratta di titoli che consentono ai lavoratori di consumare un pasto o acquistare generi alimentari quando l’azienda non dispone di una mensa interna. La loro funzione è garantire la possibilità di mangiare in modo adeguato durante l'orario lavorativo.

* L'obiettivo principale: garantire il pasto al lavoratore. La finalità è semplice ma essenziale: assicurare a ogni lavoratore l’accesso a un pasto decente, anche in assenza di strutture aziendali dedicate. È un gesto concreto di attenzione al benessere quotidiano, che può riflettersi positivamente anche sulla produttività.

* Oltre il denaro: perché non sono (né devono essere) soldi contanti. I buoni pasto non sono denaro. Non possono essere cambiati in contanti né danno diritto al resto. Possono essere spesi solo per cibo e bevande.

Questa loro natura "vincolata" permette una fiscalità agevolata, rendendoli più convenienti rispetto a un aumento in busta paga. Non possono nemmeno essere ceduti ad altri.

Capire il percorso di un buono pasto aiuta a vedere chiaramente il funzionamento dell’intero sistema.

* L’azienda cliente: la scelta del benefit. Tutto inizia quando l’azienda decide di offrire questo vantaggio ai dipendenti. Si affida a una società specializzata per stabilire valore, modalità e numero dei destinatari, tenendo conto anche dei limiti fiscali.

* La società emittente: il ruolo chiave. Sono le realtà autorizzate (come Satispay, Edenred, Sodexo) che emettono i buoni – sempre più spesso in formato digitale – per conto delle aziende. Oltre all’emissione, si occupano della rete di esercizi convenzionati e dei rimborsi agli esercenti. Alcuni operatori, come Satispay, offrono soluzioni integrate per una gestione fluida e digitale.

* Il lavoratore beneficiario: il destinatario finale. È chi utilizza il buono nel concreto: il dipendente o collaboratore, che può spenderlo per alimentarsi nei locali o negozi convenzionati.

* L’esercente convenzionato: dove il buono acquista valore. Ristoranti, supermercati, bar, gastronomie: sono i punti in cui il buono può essere usato come forma di pagamento. Una volta utilizzato, l’esercente ottiene il rimborso dalla società emittente.

La legge italiana ha definito con precisione i soggetti che possono ricevere i buoni pasto.

* Lavoratori dipendenti: full-time, part-time e specificità contrattuali. Sono i principali destinatari: lavoratori subordinati a tempo pieno o parziale. Anche chi lavora meno ore può riceverli, poiché non sono legati alla pausa pranzo ma alla presenza lavorativa. Alcuni CCNL possono specificare regole ulteriori.

* Collaboratori e figure assimilate: estensione del diritto. Anche chi ha un contratto di collaborazione può riceverli, se l’azienda sceglie di erogarli. In questo caso, godono degli stessi vantaggi fiscali dei dipendenti.

* Dirigenti e quadri: nessuna esclusione a priori. I buoni pasto spettano anche a dirigenti e quadri, se previsti dal contratto o dalla policy aziendale. Non esistono limiti legati al livello di inquadramento.

* Lavoratori in smart working: parità di trattamento. La modalità di lavoro agile non esclude il diritto ai buoni pasto. Vale il principio di non discriminazione: se si lavora, a prescindere da dove, il diritto resta.

* Tirocinanti e stagisti: cosa prevedono le norme? Tecnicamente non sono lavoratori subordinati, ma molte aziende li includono nei beneficiari per valorizzare l’esperienza formativa. Attenzione però: possono esserci implicazioni fiscali diverse.

* E le partite IVA? I professionisti autonomi non ricevono buoni pasto come benefit aziendale. Tuttavia, possono dedurre parte delle spese di vitto sostenute per motivi di lavoro, secondo regole specifiche.

Nel contesto lavorativo moderno, sempre più flessibile e distribuito, il buono pasto diventa un alleato prezioso per mantenere coesione, equità e motivazione tra i dipendenti. Che si lavori da remoto, in sede o in modalità mista, questo strumento si adatta con efficacia alle nuove abitudini. E con l’integrazione digitale, riesce a seguire il lavoratore ovunque si trovi, senza complicazioni gestionali per l’azienda.

Molti si chiedono se i buoni pasto siano obbligatori. La risposta varia in base ai casi.

* Cosa dice la legge generale (nessun obbligo diretto, salvo alternative). In assenza di una mensa, non c'è obbligo di offrire i buoni pasto, a meno che non sia previsto da contratti o accordi specifici.

* Il ruolo dei contratti collettivi (CCNL). Alcuni CCNL impongono l'erogazione dei buoni in certe condizioni, per esempio quando non è possibile rientrare a casa per il pranzo.

* Quando diventa un diritto acquisito o un uso aziendale
Se un'azienda li offre stabilmente nel tempo, possono diventare un diritto acquisito e non essere più revocabili senza conseguenze.

* Perché offrirli è comunque una scelta strategica. Anche se non obbligatori, i buoni pasto (soprattutto digitali, con soglia di esenzione fino a 8 €) sono vantaggiosi per le imprese: fiscalmente convenienti, migliorano il clima aziendale e rafforzano l’attrattività dell’azienda.

Conoscere a fondo i buoni pasto significa apprezzarne appieno i vantaggi. Non sono semplici ticket, ma uno strumento fiscale e gestionale intelligente, pensato per supportare il benessere del lavoratore. E con l’avvento delle soluzioni digitali, stanno diventando sempre più pratici, versatili e al passo con il mondo del lavoro contemporaneo. Nei prossimi articoli approfondiremo aspetti normativi, vantaggi fiscali, differenze tra cartaceo e digitale e casi particolari come lo smart working o l’utilizzo per i lavoratori autonomi. Continua a seguirci per non perderti gli aggiornamenti più utili.