Differenza tra indennità di mensa e buoni pasto: quale scegliere?

10 Giugno, 2025 *

Quando un'azienda decide di fornire un supporto ai propri dipendenti per la pausa pranzo, si trova di fronte a una scelta fondamentale: erogare un'indennità di mensa direttamente in busta paga o fornire i buoni pasto (cartacei o digitali). Sebbene entrambe le soluzioni abbiano lo stesso obiettivo finale, le loro implicazioni fiscali, gestionali e il valore percepito dal lavoratore sono profondamente diversi.

Questo articolo analizza in dettaglio la differenza tra indennità e buoni pasto, per aiutare le aziende a compiere la scelta più conveniente e strategica per la propria realtà e per i propri collaboratori.

Per comprendere la differenza, bisogna partire dalla loro natura.
* L'indennità sostitutiva di mensa è una somma di denaro erogata mensilmente in busta paga. A tutti gli effetti, viene considerata una componente aggiuntiva della retribuzione lorda.
* Il buono pasto, invece, è un servizio sostitutivo di mensa. Non è denaro, ma un titolo di pagamento con una finalità specifica, che gode per questo di un regime fiscale separato e agevolato.

Questa distinzione è la chiave per capire perché una soluzione è quasi sempre più vantaggiosa dell'altra.

Questo è l'aspetto in cui la differenza tra i due strumenti è più marcata e significativa.

Indennità di mensa:
Essendo considerata parte integrante della retribuzione, l'indennità di mensa è interamente soggetta a tassazione IRPEF e a contribuzione INPS. Questo vale sia per la quota a carico del dipendente, sia per quella a carico dell'azienda. In pratica, un'indennità lorda di 8€ non arriverà mai come 8€ netti al dipendente.

Buoni pasto:
Godono di un regime di grande favore. Sono completamente esenti da tasse e contributi fino a una soglia giornaliera, che per il 2025 è:
* 8,00 euro per i buoni pasto digitali (come quelli di Satispay).
* 4,00 euro per i buoni pasto cartacei.

Questo significa che un buono pasto Satispay da 8€ arriva al dipendente come 8€ netti, spendibili al 100% del loro valore.

La convenienza si riflette anche sul lato aziendale.

Indennità di mensa:
L'azienda, oltre al costo lordo dell'indennità, deve versare anche la sua quota di contributi previdenziali su quell'importo. Questo aumenta il costo totale del lavoro legato a questo benefit.

Buoni pasto:
Il costo sostenuto dall'azienda per l'acquisto dei buoni pasto è deducibile al 100% ai fini IRES/IRPEF e l'IVA al 4% è completamente detraibile. Soprattutto, l'azienda non paga contributi sul valore dei buoni (entro i limiti di esenzione), rendendo il costo totale del benefit molto più basso rispetto all'indennità.

Oltre all'aspetto economico, c'è una differenza nel valore percepito.

Indennità di mensa:
L'indennità si "perde" all'interno della busta paga. Sebbene sia denaro contante, il suo scopo e il suo valore vengono meno percepiti come un benefit distinto. Il dipendente ha piena libertà su come spendere il netto ricevuto, ma il valore è, come visto, inferiore.

Buoni pasto:
Sono un benefit visibile e tangibile. Con soluzioni come Satispay, il dipendente vede un saldo dedicato sull'app e lo utilizza attivamente. La flessibilità di poterli usare anche per la spesa al supermercato offre una libertà d'uso che bilancia ampiamente il fatto di non essere denaro contante. Il valore percepito di un benefit "extra" e specifico è spesso più alto.

L'erogazione di un'indennità di mensa può essere una scelta obbligata solo in casi molto rari, ad esempio per lavoratori (come quelli in cantiere) che operano in luoghi dove è materialmente impossibile trovare esercizi commerciali convenzionati per l'utilizzo dei buoni pasto. Tuttavia, con la capillare diffusione delle reti digitali come quella di Satispay, queste situazioni sono sempre più un'eccezione.

Il confronto tra indennità di mensa e buoni pasto non lascia spazio a dubbi. A causa del pesante carico fiscale e contributivo che grava sull'indennità, i buoni pasto rappresentano la soluzione di gran lunga più conveniente ed efficiente per entrambe le parti. Permettono all'azienda di ottimizzare i costi e di offrire un benefit di maggior valore, e al dipendente di ricevere un potere d'acquisto netto notevolmente superiore. Nel 2025, un'azienda che vuole investire nel benessere dei propri collaboratori in modo intelligente, sceglierà senza esitazione la strada del buono pasto elettronico.