Implementare i buoni pasto in azienda

4 Giugno 2025 *

La tua azienda ha preso una decisione strategica: è il momento di introdurre i buoni pasto come benefit per i dipendenti. Una scelta intelligente per rafforzare il welfare, aumentare il coinvolgimento delle persone e ottenere vantaggi fiscali. Ma come si passa dalle intenzioni alla pratica?

Questa guida è pensata per chi, all'interno dell’azienda, si occupa di renderlo realtà: HR manager, responsabili amministrativi, titolari di PMI. Ti accompagneremo in ogni fase dell’implementazione, dalla selezione del fornitore alla comunicazione interna, fino all’attivazione per i dipendenti.

Scopriremo insieme cosa valutare nella scelta dell’emittente (con attenzione alle soluzioni digitali come Satispay), come definire le regole interne, come presentare il benefit al team in modo chiaro e coinvolgente e quali sono gli adempimenti tecnici. Con la giusta pianificazione, l'introduzione dei buoni pasto può essere semplice ed efficace.

Prima di attivarsi operativamente, è utile fissare alcune basi.

Perché introdurre i buoni pasto?

Chiarisci gli obiettivi principali: potenziare il welfare aziendale? Migliorare l’employer branding? Approfittare degli incentivi fiscali? Dare risposta a richieste del personale o obblighi contrattuali? Definire lo scopo guida aiuta a prendere decisioni più consapevoli.

Identificare i destinatari del benefit

Chi riceverà i buoni? Tutto il personale? Anche i part-time o i collaboratori occasionali? Verranno inclusi gli stagisti o chi lavora da remoto? Queste scelte impattano su costi, fiscalità e comunicazione, quindi è essenziale definire subito una platea chiara.

Scegliere il valore nominale

La cifra assegnata al singolo buono incide direttamente sul beneficio per i dipendenti e sulla convenienza per l’azienda. Considera i limiti di esenzione fiscale (4€ cartacei / 8€ digitali nel 2025) e orientati, se possibile, verso l’opzione digitale da 8€, che consente il massimo vantaggio. Calcolare il budget complessivo

Stima il costo annuo del servizio considerando valore dei buoni, numero dei beneficiari, giornate lavorative e commissioni applicate dal fornitore.

La qualità del servizio dipende molto dalla scelta del fornitore.

Cartaceo o digitale? Una scelta ormai chiara

Oggi la soluzione digitale è quasi sempre la più vantaggiosa: più semplice da gestire, più sicura, fiscalmente efficiente e più comoda per i dipendenti. E con app come Satispay l’esperienza utente è notevolmente migliorata.

Criteri per scegliere il fornitore

* Rete di accettazione: Verifica che ci siano molti esercizi convenzionati, ben distribuiti nelle zone in cui lavorano i tuoi dipendenti.

* Tecnologia e usabilità: La piattaforma aziendale deve essere intuitiva, l’app per i dipendenti chiara e completa.

* Costi e commissioni: Considera il costo del buono e tutte le spese aggiuntive (attivazione, commissioni, canoni).

* Assistenza: Il supporto deve essere tempestivo e accessibile sia per l’azienda che per i lavoratori.

* Integrazioni intelligenti: Soluzioni come Satispay possono offrire un'esperienza integrata se già usate per altri pagamenti in azienda.

Demo e confronti

Richiedi dimostrazioni pratiche delle piattaforme e confronta più proposte con attenzione. Meglio evitare sorprese in fase di attivazione.

Scelto il fornitore, si passa alla fase concreta.

Firmare il contratto

Controlla attentamente tutti i termini: durata, penali, condizioni economiche e privacy.

Caricare i dati dei beneficiari

L’emittente avrà bisogno di un elenco con i dati dei dipendenti per l’attivazione dei buoni. Assicurati che la trasmissione sia conforme al GDPR.

Configurare la piattaforma aziendale

Accedi all’area gestionale, imposta i parametri e prepara il team HR alla gestione ordinaria. Con Satispay, il processo risulta semplificato per chi usa già il sistema.

Un benefit mal comunicato rischia di essere poco apprezzato.

Annunciare il nuovo benefit

Spiega il perché della scelta, i vantaggi attesi e il valore aggiunto per chi lavora in azienda.

Spiegare il funzionamento in modo semplice

Dai istruzioni chiare su come attivare i buoni digitali, come usarli, dove spenderli e come monitorarne il saldo. Se possibile, usa video tutorial o mini-guide.

Sottolineare i vantaggi personali

Ricorda che il buono pasto è esente da tassazione nei limiti previsti e che la modalità digitale è rapida, sicura e moderna.

Usare più canali di comunicazione

Email, riunioni, materiale stampabile o digitale, sezione FAQ sulla intranet: ogni mezzo può aiutare a chiarire dubbi e creare entusiasmo.

Prima erogazione

Carica i buoni digitali per i dipendenti e verifica che tutto funzioni correttamente.

Supporto nelle prime settimane

Prevedi un punto di riferimento interno per risolvere eventuali problemi iniziali. Questo riduce attriti e migliora l’esperienza d’uso.

Raccogliere feedback e ottimizzare

Dopo qualche settimana, chiedi ai dipendenti cosa pensano del servizio e consulta i dati della piattaforma per fare eventuali aggiustamenti.

Introdurre i buoni pasto in azienda è un progetto a valore aggiunto, se gestito con attenzione. Con una strategia chiara, la scelta di soluzioni digitali efficienti e una comunicazione efficace, potrai offrire ai tuoi dipendenti un benefit apprezzato e di reale utilità. Ricorda: il vero successo non è solo partire, ma saper gestire e migliorare il servizio nel tempo, ascoltando il feedback delle persone e collaborando con partner tecnologici affidabili.