Buoni pasto e Partita IVA nel 2025: possibilità, limiti e alternative

21 Maggio 2025 *

Cosa sono i buoni pasto e a chi spettano?

Quando si parla di buoni pasto, si pensa subito ai lavoratori dipendenti. Ma chi lavora in proprio? Un libero professionista, un artigiano o un commerciante con Partita IVA può utilizzare strumenti simili o dedurre le spese per i pasti legati all’attività? È una domanda molto comune, ma la risposta cambia in base al regime fiscale adottato e alla natura di questo tipo di spesa.Quando si parla di buoni pasto, si pensa subito ai lavoratori dipendenti. Ma chi lavora in proprio? Un libero professionista, un artigiano o un commerciante con Partita IVA può utilizzare strumenti simili o dedurre le spese per i pasti legati all’attività? È una domanda molto comune, ma la risposta cambia in base al regime fiscale adottato e alla natura di questo tipo di spesa.

Se sei un lavoratore autonomo e ti chiedi se i buoni pasto possano essere una soluzione anche per te – o come trattare correttamente le spese di vitto nel 2025 – sei nel posto giusto. In questo articolo vediamo quali sono le vere possibilità per chi ha la Partita IVA, i limiti normativi, e le differenze principali rispetto ai lavoratori dipendenti.

Vedremo se e come un autonomo può acquistare buoni pasto, le regole per dedurre le spese sostenute durante i pasti fuori sede (a seconda del regime fiscale) e le soluzioni digitali che possono rendere tutto più semplice. Facciamo chiarezza sulle opzioni disponibili per chi lavora in autonomia.

La prima distinzione da fare è di natura concettuale.

* Differenza rispetto ai dipendenti: nessuna esenzione diretta
I titolari di Partita IVA non ricevono buoni pasto come benefit da un datore di lavoro e non godono dell’esenzione fiscale diretta (4€/8€) prevista per i dipendenti secondo l’art. 51 del TUIR. Per loro, queste spese rientrano tra i costi legati all’attività e la deducibilità dipende dalle regole previste per il reddito d’impresa o da lavoro autonomo.

* Possibilità di acquisto diretto: un autonomo può acquistare buoni pasto a proprio nome da una società emittente, intestando la fattura alla propria attività. Tuttavia, il vantaggio sta solo nella parziale deduzione del costo, non in benefici fiscali come quelli dei dipendenti.

Chi utilizza un regime fiscale ordinario o semplificato può dedurre parte delle spese legate ai pasti di lavoro.

* Spese per somministrazione di alimenti e bevande

Le spese sostenute per pasti in ristoranti, bar o tavole calde, durante trasferte o incontri di lavoro, sono deducibili ai fini IRPEF/IRES, se legate all’attività.

* Il doppio limite di deducibilità (75% e 2%)

Per queste spese (compresi i buoni pasto acquistati per sé), valgono due limiti:

1. Sono deducibili fino al 75% dell’importo speso

2. L’importo totale deducibile non può superare il 2% dei compensi o ricavi annui
Esempio: Con 50.000€ di compensi, si possono dedurre massimo 1.000€ di spese pasto. Se si spendono 800€, si deducono 600€ (il 75%).

* Indetraibilità dell’IVA (nella maggior parte dei casi).

Di norma, l’IVA legata a vitto e alloggio non è detraibile per i lavoratori autonomi, a meno che non sia strettamente legata all’attività svolta.

* Acquistare buoni pasto conviene?

Dati i limiti sopra indicati, l’acquisto di buoni pasto offre vantaggi fiscali molto contenuti per gli autonomi. Tuttavia, può essere utile come strumento per organizzare e monitorare meglio le spese professionali.

Per chi ha optato per il regime forfettario, la situazione è diversa – e meno vantaggiosa.

* Deducibilità analitica esclusa: Nel regime forfettario il reddito si calcola applicando un coefficiente di redditività ai compensi percepiti. Non è consentita la deduzione dei costi reali, inclusi quelli legati ai pasti.

* Costo dei buoni pasto totalmente indeducibile: In questo regime, ogni spesa per pasti o buoni pasto è completamente indeducibile. L’intero importo resta a carico del professionista, senza possibilità di abbattimento fiscale.

Se i buoni pasto classici non sono la soluzione giusta, esistono comunque alternative valide per gestire le spese dei pasti.

* Documentazione accurata delle spese: Chi è in regime ordinario o semplificato deve conservare fatture o ricevute fiscali relative ai pasti legati al lavoro. Questo consente di usufruire correttamente delle deduzioni previste.

* Strumenti di pagamento tracciabili (come Satispay): Pagare con metodi digitali come Satispay aiuta a gestire meglio le spese. Le transazioni vengono salvate automaticamente con data, importo e negozio, facilitando il lavoro del commercialista e riducendo il rischio di errori o dimenticanze.

* Valutare soluzioni di welfare per sé (se strutturati): In casi specifici (es. SRL unipersonali), l’autonomo può strutturare forme di welfare aziendale per sé stesso. Tuttavia, è necessario uno studio fiscale mirato e approfondito.

* Buone abitudini e automazione della rendicontazione: Oltre a scegliere strumenti di pagamento digitali, può essere utile adottare un sistema di automazione delle spese: molte app oggi consentono di salvare le ricevute fotograficamente, categorizzare i pasti per tipologia o luogo, e persino generare riepiloghi mensili. Questo approccio migliora la gestione finanziaria dell’attività e aiuta a prepararsi al momento della dichiarazione con meno stress.

I buoni pasto con esenzione fiscale fino a 8€ sono un vantaggio riservato ai lavoratori dipendenti. Per chi ha la Partita IVA, le spese per i pasti seguono regole di deducibilità specifiche: nel regime ordinario o semplificato sono deducibili entro certi limiti (75% del costo e 2% dei compensi), mentre nel regime forfettario non sono deducibili affatto. Per chi può, acquistare buoni pasto ha senso più come strumento di organizzazione che come vantaggio fiscale. L’approccio più efficace resta quello di documentare bene le spese e usare metodi di pagamento tracciabili come Satispay, che facilitano il controllo e la rendicontazione. Comprendere queste differenze è cruciale per evitare errori e ottimizzare la gestione della propria attività nel 2025.