Informativa privacy sui servizi welfare

1. Chi è il titolare del trattamento e come contattare il DPO?

SatisWelfare S.p.A. (“Satispay”), con sede legale in Milano, Piazza Fidia n. 1, codice fiscale e numero di iscrizione al registro imprese di Milano 12408640964.

Satispay ha nominato un responsabile della protezione dei dati (“DPO”) che fornisce assistenza in merito a qualsiasi domanda sul trattamento dei dati che effettuiamo e/o su come esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile. E’ possibile contattare il DPO scrivendo a dpo@satispay.com.

2. Di chi tratta i dati personali Satispay?

Satispay tratta dati personali relativi a:

• legali rappresentanti e/o titolari effettivi di esercizi commerciali convenzionati per l’accettazione di buoni pasto, buoni acquisto e altri prodotti di welfare aziendale, nonché degli esercenti che utilizzano i servizi di pagamento offerti da Satispay Europe S.A., al fine di proporre e fornire servizi a valore aggiunto;
• datori di lavoro interessati a fornire ai propri dipendenti e collaboratori i servizi welfare offerti da Satispay, nonché i dipendenti e collaboratori stessi in forza presso tali datori di lavoro.

3. Come raccoglie Satispay i dati personali?

Nell’ambito della fornitura dei propri servizi (insieme “Servizi”), Satispay raccoglie i dati personali direttamente dai soggetti interessati o, nel caso dei dati relativi agli esercizi commerciali, anche per il tramite della società Satispay Europe S.A. Inoltre, Satispay può raccogliere i dati personali dei legali rappresentanti degli esercizi commerciali, dei datori di lavoro e/o di “punti di contatto” di questi anche da terzi soggetti, quali partner incaricati di svolgere campagne di lead generation e/o società terze titolari di banche dati che abbiano fornito garanzie sulla liceità della raccolta. I dati personali dei dipendenti e collaboratori beneficiari dei servizi di welfare saranno anche raccolti per il tramite dei rispettivi datori di lavoro che li condividono con Satispay.

4. Quali tipi di dati personali tratta Satispay? Per quali finalità e su quale base giuridica?

Satispay tratta dati anagrafici (ad es., nome, cognome, P. IVA, ecc.), dati di contatto (email, numero di telefono), dati economico-finanziari (ad es. fatturato), e dati relativi ai Servizi utilizzati per le seguenti finalità e in forza delle basi giuridiche di seguito indicate:

• per dare riscontro e contattare i soggetti interessati ai Servizi, nella misura in cui tale trattamento è necessario all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta degli stessi (art. 6.1, lett. b, GDPR). Le comunicazioni tra Satispay e gli interessati, comprese le telefonate, possono essere registrate e monitorate per mantenere una documentazione appropriata, verificare eventuali indicazioni fornite dall’interessato in merito alle proprie esigenze e/o preferenze in relazione all’erogazione dei Servizi. Inoltre, in alcuni casi, le chiamate potrebbero essere effettuate tramite strumenti automatizzati (ad es. assistenti virtuali o bot), basati su sistemi di intelligenza artificiale;
• per consentire la corretta fornitura e il successivo utilizzo dei Servizi, compreso l’invio di comunicazioni necessarie per l’erogazione di tali Servizi nonché l’assistenza clienti, nella misura in cui tale trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui il soggetto interessato è parte (art. 6.1, lett. b, GDPR). Le comunicazioni tra Satispay e gli interessati, comprese le telefonate, possono essere registrate e monitorate per mantenere una documentazione appropriata, verificare eventuali indicazioni fornite dall’interessato in merito alle proprie esigenze e/o preferenze in relazione all’erogazione dei Servizi;
• per adempiere a obblighi di legge relativi all’erogazione dei Servizi, nonché a richieste delle autorità competenti, cui Satispay è soggetta (art. 6.1, lett. c, GDPR);
• per svolgere analisi volte al miglioramento ed efficientamento dei Servizi, nonché allo sviluppo di nuovi servizi, anche tramite l’invio di sondaggi, sulla base di un legittimo interesse di Satispay e/o dei datori di lavoro (art. 6.1, lett. f, GDPR). Satispay, infatti, ha un legittimo interesse a migliorare costantemente i propri servizi e/o a svilupparne di nuovi, tenendo altresì conto delle specifiche esigenze della propria clientela, ivi compresi i beneficiari ultimi dei propri servizi. Tale interesse risulta in linea con le legittime aspettative della clientela stessa a ricevere un servizio sempre funzionante e parametrato alle proprie esigenze. Si precisa che i sondaggi, inviati tramite email e/o sottoposti tramite chiamata telefonica, potranno essere rivolti anche ai dipendenti o collaboratori dei datori di lavoro, quali beneficiari ultimi dei Servizi. Inoltre, le comunicazioni tra Satispay e gli interessati, comprese le telefonate, possono essere registrate e monitorate a fini di formazione del proprio personale e controllo qualità;
• per inviare comunicazioni finalizzate a promuovere i Servizi, nonché a informare gli interessati sugli ultimi aggiornamenti e/o sulle funzionalità relative ai Servizi, sulla base di un legittimo interesse di Satispay (art. 6.1, lett. f, GDPR). Satispay, infatti, ha un legittimo interesse a comunicare alla propria clientela tutti gli aggiornamenti sui servizi erogati e/o su eventuali nuovi servizi, anche correlati e/o complementari a quelli già acquistati, nonché a informare la propria clientela sul corretto utilizzo dei servizi forniti. Tale interesse risulta in linea con le legittime aspettative della clientela stessa ad essere aggiornata sui servizi acquistati, nonché ad essere correttamente informata su come usufruirne al meglio, tenuto conto delle proprie esigenze;
• per inviare, tramite partner commerciali, comunicazioni finalizzate a promuovere i Servizi, sulla base del preventivo consenso dei soggetti interessati fornito direttamente a tali partner (art. 6.1, lett. a, GDPR);
• per dare seguito a richieste o comunicazioni di qualsiasi natura provenienti dagli interessati, sulla base di un legittimo interesse di Satispay a rispondere correttamente ad eventuali richieste o comunicazioni degli interessati (art. 6.1, lett. f, GDPR). Tale interesse risulta in linea con le legittime aspettative dell’interessato a ricevere un riscontro completo e tempestivo ad eventuali richieste inoltrate a Satispay;
• per accertare, esercitare o difendere i diritti di Satispay e/o dei suoi dipendenti, nonché effettuare operazioni aziendali (ad esempio, in caso di fallimento, fusione, acquisizione, riorganizzazione, vendita di beni e/o cessioni), sulla base di un legittimo interesse ad accertare, esercitare o difendere i proprio diritti e/o i diritti dei propri dipendenti, nonché ad effettuare operazioni essenziali per la propria attività (art. 6.1, lett. f, GDPR). Tale legittimo interesse di Satispay prevale sui diritti e sulle libertà dell'interessato in quanto fondato sul proprio diritto alla tutela giudiziale (garantito per legge) e sulla necessità di Satispay di garantire la continuità aziendale. L’interessato può ragionevolmente attendersi che tali trattamenti abbiano luogo e Satispay limita il trattamento dei dati a quanto strettamente indispensabile, applicando opportune garanzie di riservatezza e sicurezza.

5. Chi può ricevere i dati personali?

Solo ove strettamente necessario, Satispay può condividere i dati personali con:

• fornitori di servizi IT, di comunicazione e marketing, di compliance, di assistenza e gestione dei clienti;
• il proprio personale, compreso quello dell’intero gruppo Satispay (che fornisce servizi infragruppo), nonché partner commerciali per ragioni legate ai Servizi;
• i datori di lavoro che offrono i servizi welfare ai propri dipendenti e collaboratori. In particolare, Satispay può condividere i nominativi dei dipendenti/collaboratori che utilizzano i servizi welfare, senza tuttavia fornire ulteriori informazioni sulle effettive modalità di utilizzo di tali servizi da parte degli stessi;
• ove richiesto, le autorità competenti, ivi inclusi istituti finanziari, tribunali, forze dell’ordine e pubbliche amministrazioni.

Tali destinatari possono agire in qualità di titolari autonomi del trattamento o di responsabili del trattamento. I responsabili del trattamento seguono le istruzioni di Satispay.

6. Dove sono conservati i dati e dove possono essere trasferiti?

I dati personali sono conservati su server situati nell’Unione Europea. Se necessario per finalità specifiche, i dati personali vengono trasferiti anche a società situate al di fuori dell’Unione Europea. In questo caso Satispay si assicura che i dati siano trattati in modo sicuro e di aver stipulato accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o includano le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

7. In che modo Satispay garantisce la sicurezza dei dati personali?

Satispay ha adottato solide misure interne di sicurezza dei dati nonché misure tecniche (come la segregazione, la crittografia, la pseudonimizzazione e l'anonimizzazione) per mantenere i dati personali al sicuro da perdite accidentali, usi impropri, alterazioni, distruzione e/o accessi non autorizzati.

8. Per quanto tempo Satispay conserva i dati personali?

Satispay conserva i dati personali per il tempo necessario ad adempiere finalità specifiche e a rispettare le leggi applicabili. In particolare:

• per le finalità di cui ai paragrafi 4.a), 4.b) e 4.g) sopra, Satispay conserva i dati personali per la durata del rispettivo rapporto contrattuale o precontrattuale. Per le finalità di cui ai paragrafi 4.a) e 4.b), con riferimento ad eventuali registrazioni di telefonate intercorse con il cliente, ivi incluse eventuali trascrizioni integrali della chiamata, Satispay conserva tali dati per il periodo di 24 ore da quando è stata effettuata la chiamata. Qualora vi fossero problemi tecnici che impediscono la cancellazione dopo 24 ore, la registrazione sarà in ogni caso eliminata automaticamente dopo al massimo 72 ore. Decorso tale termine, Satispay conserva esclusivamente un riassunto del contenuto della chiamata intercorsa. Nel caso in cui la chiamata sia stata effettuata tramite un sistema automatizzato basato su di un sistema di intelligenza artificiale, la registrazione e l’eventuale transcript potranno essere conservati per il tempo massimo di 7 giorni da quando è stata effettuata la chiamata;
• per la finalità di cui al paragrafo 4.c) e 4.h) sopra, i dati saranno conservati per il tempo necessario richiesto dalla legge applicabile. In particolare, Satispay conserva tali dati per 10 anni dalla cessazione del rispettivo rapporto contrattuale;
• per le finalità di cui ai paragrafi 4.d) ed 4.e) sopra, Satispay conserva i dati fino a quando l’interessato chiede di non utilizzarli più o ne richiede la cancellazione e, in ogni caso, non oltre la durata del rispettivo rapporto contrattuale. Con riferimento ad eventuali registrazioni di telefonate intercorse con il cliente, ivi incluse eventuali trascrizioni integrali della chiamata, per la finalità di cui al paragrafo 4.d), Satispay conserva tali dati per il periodo di 24 ore da quando è stata effettuata la chiamata. Qualora vi fossero problemi tecnici che impediscono la cancellazione dopo 24 ore, la registrazione sarà in ogni caso eliminata automaticamente dopo al massimo 72 ore. Decorso tale termine, Satispay conserva esclusivamente un riassunto del contenuto della chiamata intercorsa
• per la finalità di cui al paragrafo 4.f) sopra, Satispay conserva i dati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione degli stessi e, in ogni caso, non oltre la durata della campagna marketing per la quale sono stati raccolti i consensi dei soggetti interessati.

In ogni caso, i dati personali possono essere conservati più a lungo, in caso di controversie o richieste da parte delle autorità competenti.

9. Quali diritti possono esercitare gli interessati?

I soggetti interessati possono esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:

• il diritto di sapere se vengono trattati i propri dati personali e, in tal caso, riceverne copia (diritto di accesso);
• il diritto di correggere dati personali inesatti o non aggiornati (diritto di rettifica)i;
• ove applicabile, diritto di ottenere la cancellazione dei propri dati personali (diritto alla cancellazione);
• ove applicabile, il diritto di limitare il trattamento dei propri dati personali;
• il diritto di ricevere e condividere i propri dati personali con un altro titolare del trattamento in un formato di uso comune (diritto alla portabilità);
• ove applicabile, il diritto di opporsi al trattamento dei dati basato sul legittimo interesse (diritto di opposizione). Se desideri opporti alle comunicazioni di marketing diretto, puoi anche cliccare su “Unsubscribe” in fondo a ogni comunicazione;
• il diritto di revocare il consenso per specifiche attività di trattamento dei dati.

Per esercitare tali diritti, è possibile contattare dpo@satispay.com.

Gli interessati hanno altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente per la protezione dei dati personali. Tuttavia, gli interessati sono invitati a contattare preventivamente Satispay per risolvere qualsiasi questione in modo amichevole e tempestivo.